Zaman Yönetimi Önündeki 7 Engel ve Çözüm Yolları



Gün içinde sürekli çok çalışıyorsunuz ama gece yatağa girdiğinizde hem tükenmiş oluyorsunuz hem de yapmanız gereken herşeyi bitiremediğinizi mi düşünüyorsnuz.

Ne yaparsanız yapın işlere bir türlü yetişemiyor musunuz.

Tam da bu noktada size soracağımız basit bir soru var. Zamanınızı etkin bir şekilde yönetebiliyor musunuz.

Zaman malesef dünyadaki en acımasız kavramdır. Çok hızlı geçer, hiçbir şekilde geri döndüremezsiniz, durduramazsınız. Sizin değildir aslında. Sadece siz onunla yarışırsınız. Bir bakarsınız ki günler aylar değil yıllar geçmiş. Oysa yapacağınız birçok şey vardır daha. Ama zamanınız kalmamış, enerjiniz tükenmiş, belki de ömrünüz geçmiştir.

Peki ne yapacağız?

Eğer dünyadaki herkes için bir gün 24 saatten oluşuyorsa ve bunu hiçbir şekilde değiştiremiyorsak yapacağımız tek şey zamanımızı yönetmektir. Nasıl mı.

Yapacaklar Listesi

Bunun için birçok yöntem geliştirilmiştir. İsterseniz her akşam bir yapılacaklar listesi hazırlayabilirsiniz. Tabii ki bu listeye tamamlanamayacak kadar çok iş koymamanız gerekiyor. Sınırlarınıza yakın olabilir belki ama çok fazla değil. Gün içinde bu listeye sadık kalacak şekilde hareket ederseniz mutlaka işlerinizin tamamlandığını göreceksiniz.

Gün sonunda bu listede kalan maddeleri ertesi günün listesine ekleyebilir ve bu şekilde hiçbir işi atlamazsınız.

Burada dikkat edilmesi gereken bazı noktalar da vardır.

• Gün içinde yetişmeyecek işleri, bir günden uzun sürecek projeleri bu listeye eklememelisiniz. Bunlar için belki ayrı bir liste tutmalısınız
• Gününüzün her saatini planlamamalısınız. Sonuçta günlük ihtiyaçlarımız için de zamana ihtiyacımız var. Yemek yemek, kahve içmek, dinlenmek gibi
• Her zaman beklenmedik işler çıkacağı için (acil bir telefon, yeni bir iş gibi) planlarınız aksayabilir. Belki bu işler için bir saatlik veya sizin temponuza uygun bir "acil işler rezervasyonu" ayırmanız ve planlamamanız mantıklı olabilir.

Ajandalar bu iş için biçilmiş kaftandır. Artık hepimiz dijital olduğumuz için ajanda kullanmıyoruz ama birçok yazılım veya takvim uygulaması ile cep telefonlarımız üzerinden bu ajanda yeteneğini kullanabiliriz.

Etkin Zaman Yönetimi

Öncelikle gün içinde yapacağımız tüm işleri listelemeliyiz. Sonrasında da aşağıdaki gibi bir tablo oluşturmamız gerekiyor. Burada iki eksenden yukarı çıktıkça işlerin aciliyeti artıyor. Yani acil olan işleri yukarıdaki kutulara acil olmayan işleri ise aşağıdaki kutulara yazmalısınız. Sol taraf önemsiz, sağ taraf ise önemli işleri barındıracaktır. Yani aşağıda örnek verdiğimiz şekilde bu kutulara işlerinizi yerleştirin.

Yeşil Kutu : Acil ve Önemsiz İşler

Buraya aşağıdaki gibi işleri ekleyebilirsiniz

• Amaçsız telefon görüşmeleri, ziyaretler
• Bazı mektuplar, raporlar
• Bazı toplantılar
• Hemen yapılması gereken bazı işler
• Popüler etkinlikler

Turuncu Kutu : Acil Değil ve Önemsiz İşler

Buraya aşağıdaki gibi işleri ekleyebilirsiniz

• ıvır zıvır işler
• Bazı telefonlar
• Zamanı boşa harcayan işler
• "Kaçış" etkinlikleri
• İlgisiz Yazışmalar
• Çok televizyon izleme

Kırmızı Kutu : Acil ve Önemli İşler

Buraya aşağıdaki gibi işleri ekleyebilirsiniz

• Krizler
• Çözüm bekleyen sorunlar
• Zamanında tamamlanması gereken projeler

Mavi Kutu : Acil Değil ve Önemli İşler

Buraya aşağıdaki gibi işleri ekleyebilirsiniz

• Hazırlık yapma
• Önlem alma
• Değerlerin belirlenmesi
• Planlama
• İlişki kurma
• Kendini yenileme, geliştirme

Şimdi yapacağınız şey çok basit. Bu kutuların her birisi için ne yapmanız gerektiğine karar verin.

• Turuncu Kutu içindeki işler ne kadar saçma ve gereksiz değil mi. Sakın yapmayın. Orada kalsınlar ve yok olsunlar.
• Yeşil Kutu içindeki işleri yapmamaya çalışın. Eğer yapmak zorunda kalıyorsanız da bunu başka birisinin yapmasını sağlamaya çalışın. Unutmayın, sizin için önemsiz olan bir iş başkası için bir gelişim alanı dahi olabilir. İş yerindeki yöneticilerin yaptığı delegasyon da bunun bir örneğidir.
• Kırmızı Kutu içindeki işleri hemen yapmanı gerekiyor. Bunun için zaman ayırmanız gerekiyor. Bu işler normalde gün içinde 1-2 saatten daha fazla zamanınızı almaz. Belki başlarda daha çok zaman ayırmak zorunda kalabilirsiniz ama bir süre sonra azalacaktır.
• Mavi Kutu.. İşte sizin sürekli olmanız gereken yer burasıdır. Burada sizi gerçekten hedeflerinize götürecek olan işler vardır. Bu işlere sarılın ve sürekli bunları yapın

Sizlerin aslında yapmanız gereken işler sadece kırmızı ve mavi kutulardaki maddelerdir. Diğerlerinin hepsi zaman tuzağıdır ve bu tuzaklara düşmemeniz gerekmektedir.

Yukarıdaki yöntem genel olarak tüm ihtiyaçlarınızı çözer. Bu yöntemi uygulamaya başladıktan bir süre sonra listenize baktığınızda birşey göreceksiniz. Bu işlerden hangileri önemli, hangileri önemsiz ayrımı yapamıyorsunuz. Tamamen önemsiz olan işleri farkedebiliyorsunuzdur belki. Televizyon seyretmek gibi. Peki önemli olduğunu düşündüğünüz ama önemsiz olan işler ne olacak. Bu ayrımı nasıl yapacaksınız.

Hedefiniz Ne?

Eğer ne yapmak, neyi başarmak istediğinize karar veremezseniz sizin için neyin önemli olduğuna da karar veremezsiniz. Bundan bir süre sonrasında kendinizi nasıl hayal ediyorsunuz. Bu resmi düşünmelisiniz. Bu resimdeki eksik olan parçalar nelerdir bunları tesbit edip sonrasında da bu eksik olanlar için birer proje geliştirmeniz gerekiyor. Her birisi için yapılacaklar listesi, ne zamana istediğinizi belirlemeniz şart. Sonrasında da sizi eğer bu hedefe götürüyorsa yapacağınız iş önemlidir, aksi halde önemli değildir diye karar vermelisiniz.

Aksi takdirde toplum kuralları ve önyargıları ile kendi önem derecelerinizi belirlemiş olursunuz. Toplum size ev al, araba al gibi kurallar koyabilir. Ama siz dünyayı gezmek istiyorsanız boşu boşuna konut kredisi ödemek için gençliğinizi yıpratırsınız. Koskoca bir ömrün boşu boşuna harcanmış olmasını sağlarsınız. Kendinize bunu yapmayın.

Neden Zamanımızı Yönetemiyoruz ?

Çoğunlukla kendimizi zamanımızı yönetme konusunda bocalarken buluyoruz. Birşeyler bizi hep zorluyor. Bu bize engel olan konulara bakarsak aşağıdaki gib iolduklarını görebiliriz.

• Mükemmeliyetçilik : Yapacağımız zaman herşeyi muntazam ve olması gerektiği gibi yapmaya çalışmak. Ama biliyorsunuz ki pareto kurali bizi çok daha doğru yerlere götürebilir. Pareto kuralı ve yüzde bir kuralı için buraya tıklayabilirsiniz
• Erteleme : Yapabileceğin bir işi hemen yapma yerine biraz tembellik biraz zaman yönetimi eksikliği ile bazen de hedeflerimize süre koymamak sebebiyle ertelemeyi tercih ediyoruz. Bu büyük bir tuzaktır.
• Kendine Aşırı Güven : Son anda yapacak olsak bile başarabiliriz duygusu. Özellikle sınavlara hazırlanmadan gitmek okul hayatımızda hepimizin düştüğü sıradan bir hatadır sanırım.
• Kendine Güvensizlik ve Yüksek Kaygı : Başarısız oldukça gelişen bu duyguyu yenmek için bu anlamsız kaygılardan bir an önce kurtulmamız gerekiyor.
• Hayır Diyememe : Unutmayın insanlara hayır diyemediğimiz zaman bizi daha çok sevmiyorlar. Evet dediğiniz zaman sadece onlar sizin üzerinizden çıkar sağlıyorlar ve sizi unutuyorlar bile.
• Hafife Alma : Hiçbirşey görüldüğü kadar basit değildir. Mutlaka tecrübeli ve güçlüsünüz ama gerçek bir değerlendirme yapmadan hedeflerinizi gerçekleştirmeniz şansa bağlıdır.
• Zaman Yönetimi Konusunda Önyargılar : Zaman yönetiminin yapılamayacak olduğunu zanneden kişiler umarız bu yazıdan sonra ne kadar basit birşey olduğunu anlama şansı yakalarlar.

---

  Sen Ne Düşünüyorsun ?