Ofiste Sıradan İşlerinizi Yapması için bir Robotu İşe Alma Zamanı

2018-06-26 | Girişim | Teknoloji | Yapay Zeka

Robotik Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation - RPA) 'İşin Geleceği' araç setinin kritik bir bileşenidir. Robotik Süreç Otomasyonu kavramına yeniyseniz, terimin aslında ne anlama geldiğini merak ediyor olabilirsiniz. RPA'yı anlamanıza ve kuruluşunuza değer katabilmenin birçok yolunu öğrenmenize yardımcı olması için bu yazıyı oluşturduk. Bu makalenin sonunda, RPA'nın ne olduğu ve RPA'nın nasıl kullanılabileceği ile ilgili cevaplar hakkında somut bilgiler vermeyi umuyoruz.

Dünyanın dört bir yanındaki işletmelerin ofislerinde önemli bir dönüşüm meydana geliyor. Birçoğu bunu robotların yükselişi olarak adlandırıyor, ancak daha uygun bir terim robotik süreç otomasyonu (RPA). Robotik ve RPA arasındaki bağlantı biraz gevşek olarak tanımlanabilirken, basit gerçek şu ki, RPA sadece bir yazılım robotunun süslü bir kısaltması ya da BT'deki “bot” un bir parçasıdır. RPA, betikleri zeka ve yürütme ile birleştiren bir teknoloji getiriyor. Arka ofis operasyonları için gerçek bir nimet olan otomatik becerinin birleşimidir.

Yazılım robotları talimatları yerine getirir. İş uygulamaları ile etkileşime geçer ve belirli işlemleri yerine getirir. Bir robotun yerine getirebileceği işlem sayısı yüzlerce ve hatta binlerce bile olabilir.

Ayrıca robota özel işlem tanımlamaları da kodlanabilir ve tanımlanabilir. Bazı robotlar işlemlerinin ve kararlarının detaylı log kayıtları da üretir. Bu kayıtlar ek geliştirme fırsatlarını belirlenmesi için de kullanılabilir.

Ancak, üretkenliği sürdürebilme ve el emeğini azaltma kabiliyeti nedeniyle RPA, ilk yıllarda korkuyla karşılandı. Bu iş kayıpları ve personel azaltma korkuları, robotlar hakkında asılsız varsayımlara yol açan unsurlara sahiptir. Ancak, günlerini yoğun işlerle dolduran ya da en azından meşgul görünmeye çalışan birkaç kişi dışında hiçbir korku doğru olmayabilir.

RPA'nın Tanımı

Yazılım robotları birbirini tekrarlayan, öngörülebilir işleri yapmakta tam bir uzmandırlar. Robotik süreç otomasyonu , işle ilgili birçok çalışan davranışlarını taklit edilebilir. Özetle RPA çalışanların yaptıkları rutin işleri taklit eden, belli kurallar çerçevesinde hareket eden yazılımlardır.

RPA, herhangi bir BT uygulamasında veya web sitesinde, tipik olarak bir insanın karmaşık, kural tabanlı çalışmayı otomatik hale getirecek şekilde işlem yapmanıza izin veren herhangi bir yetenek (yazılım ve/veya hizmet) olarak tanımlanır. Başka bir deyişle, RPA yazılımı, geliştiricilerin karmaşık otomasyonları bir şirketin süreçlerine uyarlamalarını sağlar. Bir RPA robotu çalışırken, bir insanın yaptığı gibi görevleri yerine getirir: giriş yapma, uygulamaları çalıştırma, veri girme, karmaşık hesaplamaları yapma ve çıkış yapma.

RPA ürünleri genel olarak üç temel elementi barındırıyor: Geliştirici araçları, robot denetleyicisi ve yazılım robotları.

Geliştirici araçları işleri tanımlamak için kullanılır. Robotlar, belli bir iş sürecini takip etmek için talimatları izler. Bu talimatların oldukça detaylı olması, iş kurallarını veya koşullu mantığı barındırması gerekir. Tüm durumları, istisnaları önceden belirlemek çok önemlidir. Yoksa otomasyon sürecinde riskler oluşacaktır.

Robot denetleyicisinin temelgörevleri şunlardır.

Tanımlanmış işleri barındırır. İş uygulamaları için gerekli bilgileri tutar ve gerekli noktada robotlara sunar.
Robot denetleyicisi kullanıcılara uygun roller ve izinler atar. Robot işgücünün iş akışlarına yönelik görevleri kuralları sağlar.
Bir robota veya grup halindeki robotlara görev atar, denetler ve çalışmalarını raporlar.

RPA Ne Yapabilir?

RPA, sahnede birkaç yıl önce ortaya çıktığında, senaryo yazmanın mantıksal evriminden biraz daha fazlasıydı. Erken robotlar, işlemleri ilerletmek için boolean mantığından biraz daha fazlasını kullanacak şekilde basitti. Raporları çalıştırma, veri aktarma gibi tekrar eden görevleri gerçekleştirmek için harika olduklarını kanıtladılar. Pek çok BT uzmanı, bilgisayarların ilk günlerinde bu senaryolara maruz kalıyordu. Yedekleme yürütme, envanter taramaları veya diğer manuel ve sıkıcı süreçler - komut dosyaları ile yapılmaya başlandı.

Bununla birlikte, otomasyon uzmanları, RPA'ya doğum yapan bazı zekanın etrafına sarılabildiği sürece ileri düzey betimlemenin değerini görmeye başladılar. RPA çözümleri pazara gelmeye başladı; makine öğrenimi, yapay zeka, doğal dil işleme ve karar verme yetkisi veren diğer teknikler gibi teknolojiler kullanılarak başladı. Bu akıllı robotlar, veri yakalamadan veri girişine ve müşteri hizmetlerine kadar her şeyle başa çıkmak için ofis operasyonlarına hızla yerleştirildi ve insanların beklediği avantajlarla birlikte ödenmesi gerekmeyen 7/24 bir iş gücü sağladı.

RPA'yı benimseyen kuruluşlar artan verimlilik ve düşük işletme maliyetleri ile ödüllendirilirken, diğerleri olumsuz etkilendi. Örneğin, ofis operasyonları için dış kaynak kullanımı veya offshore hizmetleri sağlamak gibi. Deloitte'un yakın tarihli bir raporu, RPA tarafından olumsuz etkilenen iş süreçleri dış kaynak işlerinin , hak taleplerini veya kredi başvurusu işlemlerini, müşteri hizmetleri temsilciliğini, uyum raporlamasını, giriş seviyesinde muhasebe, veri soyutlamayı ve belge endekslemeyi içerdiğini göstermektedir.

RPA yazılım tabanlı olduğundan, çeşitli görevleri gerçekleştirmek için kullanılabilir. Bunlar kayıtların, sorguların, hesaplamaların ve işlemlerin bakımını içerir. Ayrıca, şirketiniz tarafından yaygın olarak kullanılan herhangi bir uygulama RPA tarafından işletilebilir. Örneğin, bir excel dosyasındaki kayıtları muhasebe programına girmek ve sonrasında fatura kesmek gibi. Programlanabilir otomasyon, RPA'nın neredeyse tüm kural tabanlı görevleri gerçekleştirmek için yapılandırılabileceği anlamına gelir.

RPA son yıllarda çok gelişti. İrili ufaklı birçok kurumda çeşitli alanlarda kendine rahatlıkla uygulama alanı buldu. Hızlı bir şekilde de etki alanını arttırmakta. Birçok şirket bu alandaki gelişmeleri oldukça önemsiyor.

RPA'nın Faydaları

Teknoloji birçok manuel sürecin bilgisayar sistemlerince yönetilmesini sağlıyor. Bu da iş süreçlerindeki karmaşıklığı azaltırken, verimi de arttırıyor. Aynı zamanda maliyetleri de çok önemli oranda düşürüyor. Diğer taraftan mevcut insan kaynağının monotonluktan uzak işlerde çalışmasını ve katma değeri daha yüksek işlere odaklanmasına fırsat veriyor.

RPA, işinizi dijital olarak dönüştürmenize ve aşağıdakileri sağlayarak değerin kilidini açmanıza yardımcı olabilir:

Daha Kaliteli Servisler: Daha doğru ve daha iyi müşteri hizmetleri.
Daha İyi Müşteri Deneyimi: RPA'yı işe almak, müşteri deneyimi başarınızı tanımlayan şeyleri en ön sıraya koymak için yüksek değerli kaynaklarınızı serbest bırakır.
Daha İyi Uyum: İş süreçleri, gerekli düzenlemelere ve standartlara uygun olarak çalışacak şekilde ayarlanabilir.
Düşük operasyonel risk: RPA, yorgunluk veya bilgi eksikliği gibi insani hataları ortadan kaldırarak, hata oranını düşürür ve böylece daha düşük bir operasyonel risk seviyesi sağlar.
Artan Hız: Süreçler görülmemiş hızlarda tamamlanabilir.
Artan Çeviklik: Azaltılmış genel gider ve daha esnek iş kaynakları.
Kapsamlı Analizler: Süreç verilerinin sayısallaştırılması ve denetlenmesiyle geliştirilmiş verimlilik.
Azaltılmış Maliyetler: Manuel veya tekrarlayan işler RPA yazılımı tarafından maliyetin küçük bir kısmında gerçekleştirilir. Görevlerin otomatikleştirilmesiyle, üretkenlik çıktısı üzerinden yaklaşık %30'luk bir maliyet tasarrufu sağlanabilir. Yazılım robotları da bir tam zamanlı çalışandan daha ucuza mal oluyor.
Çalışan Deneyimi: Artan personel verimliliği ve daha az yıpranma.

Tüm bu faktörler şirketinizi rakiplerinden ayırabilir ve işletmenizin dijital operasyon stratejisini şekillendirmek açısından son derece değerlidir.

Yapay Zeka ve otomasyon, modern işlerin daha akışkan hale gelmesine ve çalışanların yüksek hacimli sıradan yönetim çalışmalarından özgür olmasını sağlar. Bu, bir organizasyonun işgücünü, müşteri hizmetleri ve ürün geliştirme gibi önemli performans alanlarında yeniliği sürdürebilmeyi ve sonuç olarak işin alt çizgisine katkıda bulunmaya devam etmesini sağlayabilir.

RPA'nın geleceği

İhtiyaç kesinlikle RPA'nın benimsenmesini sağlamak olsa da, teknolojiden beklenecek daha çok şey var. RPA, daha fazla zeka kazanıyor, makine öğrenimi algoritmalarını daha iyi kullanıyor ve daha verimli bir şekilde çalışıyor. Ufukta doğal dil işleme ve bilişsel otomasyon gibi yetenekler var; bu da botların daha akıllı hale geleceği ve sonuçta hızla değişen durumlara daha fazla uyum sağlayacağı anlamına gelir.

Bu ilerlemeler, botların öngörülemeyen hatalara cevap vermesine ve insan müdahalesi olmadan ve ekran yakalama botlarından farklı olarak buna uygun olarak adapte olmasını sağlayacaktır. Gelecekteki RPA iş akışına karar vermeyi ve yaratıcılığı da uygulayabilecek, aynı zamanda süreçleri öğrenecek ve uyarlayabilecektir. Ya da daha sade bir ifadeyle, botlar nasıl daha iyi botlar olacağını öğrenecekler. Dahası, akıllı robotlar, işletmelerin iş faaliyetlerine nasıl yaklaştıklarını, özellikle de ölçek, süreç iyileştirme ve iş akışı düzenlemesi söz konusu olduğunda, veri merkezlerinde özü olan aynı ilkelerin birçoğuna nasıl dönüştüğünü değiştirecek.

Bir konuda hiç şüphe yok: Botlar geliyor. Ama senin işlerin için gelmiyorlar. Sana yardım etmek için geliyorlar.

Firmanız için RPA

RPA, ofis hizmetlerinin süreç otomasyonu, IT desteği ve müşteri hizmetlerinde desteklenen otomasyon dahil olmak üzere çok çeşitli sektörlerde her türlü kural tabanlı sürece uygulanabilir. RPA'nın başarılı olduğu bu kadar çok alanla, pek çok şirketin teknolojiden yararlanması şaşırtıcı değildir.

RPA'nın şirketinizin ihtiyaçlarına uygun olmasından endişe ediyorsanız, olmayın. Bankacılık, sağlık, lojistik, tüketici ürünleri, yiyecek ve içecek, eğlence ve daha fazlası dahil olmak üzere çok çeşitli sektörlerde RPA kullanılmaktadır; ve İK, Maliye, Tedarik Zinciri, Tedarik ve ötesi olarak geniş bir süreçler kapsamına da girmektedir. Bu yüzden RPA'nın birçok farklı sektöre ve fonksiyona kolayca dönüştüğünü temin edebiliriz. RPA'nın sektörünüz veya iş fonksiyonunuz için nasıl geçerli olabileceğini tartışmak isterseniz bize ulaşın.

Nereden Başlayalım?

Bu bir konfeksiyon ürünü değildir ve size uygun bir yaklaşım yoktur, ancak birkaç önemli adım önerebiliriz. İlk olarak, araştırın. Bu genellikle çevrimiçi araştırmalarla başlar (bu blogu bulmak için yaptığınız gibi). Daha sonra, yaparak deneyim kazanmış uzmanlarla konuşun. Piyasada bir sürü RPA aracı var (görünüşte her geçen gün daha fazla). Objektif ve deneyimli tavsiyeler alın. Son olarak, bir değişim yönetim planı oluşturun. Başarılı RPA dağıtımları, geniş bir paydaş grubu gerektirir. En yüksek etki ve fayda alanlarını belirlemek için bir plan yapın.