Etkin E-Posta Yönetimi için 9 Yöntem
Günlük hayatımızın büyük bir kısmı e-posta almak ve yazmakla geçiyor. Bundan çok uzun bir süre değil 10-15 yıl öncesinde hayatımızda bu kadar çok yer almıyordu ama artık hayatımızın vazgeçilmezlerinden birisi halini aldı.
Profesyonel hayatınızı e-postalar olmadan hayal edebiliyor musunuz? Kesinlikle insanlığın bugüne kadar yaptığı en iyi biçimsel iletişim şekli e-postalardır.
E-Postalar hızlı, akıllı ve güvenilirdir. Hem de, kullanışlı ve cep dostudurlar!
Bir diğer taraftan yazılı iletişimin yüzyüze iletişime göre ne kadar etkisiz bir iletişim tarzı olduğunu da unutmamalıyız. Ne beden dilimiz, ne de ses tonumuz olmadan kendimizi anlatmaya çalışıyoruz. Çok dikkatli olmakta fayda var. Her zaman yanlış anlaşılma ve / veya anlaşılmama riskiniz bulunmakta.
Gün boyunca yüzlerce e-posta alıyoruz. Hatta bazılarımız bir taneden daha fazla e-posta hesabı kullanıyoruz..
Şirket yönetimindeki daha üst seviyedeki bazı kişilere ulaşmak da gittikçe zorlaşıyor. Bu mesaj bombardımanın altında onların ilgisini çekmek ve cevap almak için daha etkin e-posta' lar yazmak zorunda kalmaya başladık.
Sıkıcı bir e-posta konusu satırı, e-postanızın asla okunmayacağı anlamına gelebilir.
E-postalarınızı tümü büyük harflerde yazmayı veya spam gibi algılanmaktan ve kulağa kötü gelmekten kaçınmayı zaten biliyor olabilirsiniz. Ama bunun yerine neyi dahil etmelisiniz?
Basitçe söylemek gerekirse, e-postayı "Sizce.." veya ".. yapabilir miyiz ?" veya "Onaylar mısınız?" gibi bir soruyla başlatabilirsiniz.
Bu şekilde, cevap beklediğiniz (yöneticiniz veya çok yoğun kişi) "evet" veya "hayır" diye cevap verebilir ve sadece bir proje için son tarih uzatmasına ihtiyaç duyduğunuzu öğrenmek için uzun süreli bir roman okumak zorunda kalmaz - ya da daha kötüsü okumuş gibi yapmaz.
İş yerinde bir sorunla karşılaştığınızda, bunu yöneticinize nasıl ilettiğiniz, kariyerinizdeki bir sonraki seviyeye geçip geçmediğiniz konusunda büyük bir etkiye sahip olabilir.
Bir soru soruyorsanız, bir çözüm önerisinde bulunmalısınız. Hiçbir şey sunmayan mesajlar - XXX hakkında ne düşünüyorsunuz? - gibi bir soru genellikle etkisizdir.
Meşgul insanlar sizin problemlerinizi çözmek istemez ve bunun için size uzun uzun cevap yazmak da istemezler.
Bu yöntem, bir problemi iletmek için çok kötü bir yoldur. Yöneticiniz için daha fazla iş yaratıyorsunuz çünkü sizden sorunu sizin için çözmelerini istiyorsunuz.
Kariyerine yeni başlamış çalışanları ya da yeni bir rolde çalışan insanlar için sorun değil, ancak bu tür bir iletişimin ötesine geçemezseniz, kariyeriniz durgunlaşacak ve hatta sonlanacaktır.
İşinizde yeniyseniz bu durumda size yardımcı olmaya çalışacak birileri vardır ama bu şekilde değil. Sorularınızı sizin kendinizin çözmenizi isterler.
Yöneticinize soracağınız sorular şu şekilde olmalı.
"ONAY GEREKİYOR: Eylül ayına kadar 3 bilgisayar almak gerekiyor. Onaylıyor musunuz" ve "Ahmet XXX' in işe alımı için teklif yapıyoruz. Uygun mudur?"
Bazen hızlı bir "evet" veya "hayır" dan daha fazlasına da ihtiyacınız vardır.
Yönetici veya patronunuza e-posta gönderdiğinizde, mesajı "Sizce ..." gibi bir ifadeyle başlatmadığınızdan emin olun.
Ardından da, soruna potansiyel bir çözüm oluşturun. Sindirip hızlı bir şekilde yanıtlayabilecekleri "kolay" bir e-posta olmalı.
Asla uzun e-postalar yazmaya niyetlenmeyin. Kimsenin roman okumaya ihtiyacı yok. Sizin yazmaya üşenmediğiniz satırları insanlar okumak istemiyorlar. Eğer bir cümleyi sildiğiniz zaman e-posta anlamından birşey kaybetmiyorsa o cümleyi silin. Ya da cümledeki kelimelerden vazgeçilecek olanlar varsa onları ortadan kaldırın.
Konu satırının etkin kullanımı
Konu satırında neye ihtiyaç duyduğunuzu ve neyi bildiğiniz konusunda çok açık olmanız gerekmektedir.
Bir projede sıkışıp kaldıysanız ve yöneticinizin rehberliği olmadan kesinlikle devam edemiyorsanız ona bir e-posta göndermeniz gerekebilir. A ve B yöntemlerini denediğinizi ve çözüm bulamadığınızı kendisiyle konuşmaya ihtiyacınız olduğunu belirtin.
Özellikle "ONAY GEREKİYOR" gibi bir etiket dikkat çeken bir etkendir ve cevap alma olasılığınızı çok arttıracaktır. Örnek : ONAY GEREKİYOR : ABC firması ile sözleşme imzalayalım mı ?
Tarih sınırınız varsa mutlaka belirtmelisiniz. Örnek : Müşteri ziyareti için planlama yapıyoruz 14 Ocak Cuma' ya kadar geri dönüş bekliyorum.
İsim kullanmak cevap alma oranınızı arttırır. Örnek : Ahmet bey -- Öğlen yemek yiyelim mi?
Net ve spesifik olun. Örnek : Satış pozisyonu için iş ilanı
Yazım hatalarından kaçınmalısınız. Örnek : Cumma yaptığımız toplantu
Rakamlar hayatınızı kolaylaştırır : Örnek : Son 3 ayda en çok sattığımız 20 ürün
Rakamlar derken tabii ki "23904890384 nolu müşteri şikayeti hakkında konuşalım" gibi bir e-posta yollamanızdan bahsetmiyoruz.
Böyle sınırlı bir alanda, "merhaba" ve "teşekkürler" gibi gereksiz sözcükleri ortadan kaldırın ve yaklaşık altı ila sekiz kelimelik bir konu yazmaya odaklanın.
Asla ama asla konusu olmayan bir e-posta atmayın !
Etkin E-posta Kullanımı için 9 Yöntem
1. Hızlıca cevap yazın
Eğer e-postalarınıza cevap vermiyor veya çok geç cevap veriyorsanız sizinle e-posta iletişimi kuran kişiler bu iletişimden vazgeçeceklerdir.
E-postalara yanıt veren kişiler gönderenler tarafından hızla fark edilir
2. Net ve özet e-posta yazın
Uzun bir e-posta anahtar mesajı gizler. Gereksiz kelimeler ve cümleler arasında anlatmak istediğiniz konuyu kaybetmelerine neden olabilirsiniz.
3. Temiz bir gelen kutusuna sahip olun
iyi yönetilen bir gelen kutusu, e-posta sisteminizin güçlü bir işaretidir.
Bunu nasıl gerçekleştirileceğiyle ilgili birkaç ipucu vardır.
Yeni bir e-posta açarken, ne yapmanız gerektiğine hemen karar verin. E-posta üç kategoriye ayrılmıştır:
- Hemen oku, yanıt ver (veya yönlendir) ve arşivle
- Bekletin ve sonra okumak için yapılacaklar listesine gönderin. Daha sonra eyleme geçmenizi gerektirir.
- Okumaya ve silmeye değmez olarak etiketleyin
4. Son gelen ilk çıkar
En son gelen e-postaları ilk olarak okuyun ve cevaplayın. Bu sayede daha hızlı bir şekilde son durum ile başlamış olursunuz.
Çoktan bitmiş kapanmış olan konuları okumak zorunda kalmazsınız.
5. Başkasına yönlendir
İnsanlar sık sık başkalarının daha etkili bir şekilde baş edebilecekleri e-postalar alırlar. Başka birinin daha fazla uzmanlık veya bilgi sahibi olduğunu biliyorsanız, e-postayla gönderilen isteği bir başkasına yönlendirmek, gelen kutunuzda veya yapılacaklar listenizde durmasına izin vermekten daha iyidir.
6. BCC' yi bir daha düşün
BCC seçeneği çoğunlukla bir şeyi gizlemek için kullanılır ve bir güvensizlik işareti olarak algılanır. Birisini BCC kutusuna koymak yerine kişileri açık bir şekilde kopyalamayı veya kullanıcıyı tamamen kaldırmayı denemelisiniz.
7. Kızgın e-postalar yazmayın
Birçok insan, duygularını kontrol etmekten veya e-posta yoluyla duygularının kontrolünü kaybetmekten pişmanlık duyar. Bir konuya kızdığınızı düşünüyorsanız, mümkün olduğunda en iyi şekilde duygularınızı iletmenin başka bir yolunu bulmak en iyisidir.
Eğer sakinleşmeye ihtiyacınız varsa ve ancak bu şekilde sakinleşiyorsanız da e-postayı yazdıktan sonra yollamayın silin. Sonra 15 dakika bekleyip sakinleşin. Sonra tekrar yazmayı deneyin.
Kişiler, başkalarının daha etkili bir şekilde baş edebilecekleri e-postalar alırlar.
8. Takip etmesi kolay e-postalar yollayın
Okuyucudan ne istediğinizi açıkça belirtin. Etiket eylemleri ve takip noktaları net ve açık bir şekilde belirtilmelidir.
Bir e-postayı takip etmeniz gerektiğinde, e-postaların gelen kutunuza ulaşmaması için bayrağa son tarih eklediğinizden emin olun.
Okuyucudan ne istediğini netleştir
9. Gelecekte arayıp bulmanız kolay e-postalar üretin
Kaçınılmaz olarak daha sonra erişmeniz gereken e-postalar olacaktır.
Bunların çoğu tahmin edilebilir. Gelecekte hatırlamanız gerekebileceğine inandığınız herhangi bir e-posta için, e-postayı ilk okuduğunuz anda bunları anahtar kelimelerle etiketlemek iyi bir fikirdir.
Arşivlenmiş e-postanızı ararken muhtemelen gelecekte aynı anahtar kelimeleri kullanacaksınız.
Sen Ne Düşünüyorsun ?