Artıları ve Eksileri ile Kanban Yöntemi

Kanban “görsel işaret” veya “kart” anlamında kullanılan Japonca bir kelimedir. Ne üreteceğinizi, ne zaman üreteceğinizi ve ne kadar üreteceğinizi gösteren, Agile'i uygulamak için kullanılan görsel bir çerçevedir. Mevcut sisteminizdeki küçük, artımlı değişiklikleri teşvik eder ve belirli bir kurulum veya prosedür gerektirmez (yani Kanban'ı mevcut diğer iş akışlarının üzerine yerleştirebilirsiniz).

Kanban, Toyota Üretim Sistemi ve Yalın (Lean) Üretim'den ilham almıştır. 1940'larda Toyota, süpermarketlerin rafları nasıl stokladıklarını gördükten sonra modelleyerek kendi mühendislik sürecini geliştirdi. Mühendis Taiichi Ohno, süpermarket ve müşteri arasındaki akışı optimize etmek için süpermarketlerin stok talebini karşılayacak kadar ürün stokladığını fark etti. Envanter sadece rafta boş alan olduğunda (görsel bir işaret) yeniden dolduruluyordu. Envanter tüketim ile eşleştiği için, süpermarketler envanter yönetiminde verimliliği artırdı.

Toyota aynı prensipleri fabrika katlarına getirdi. Farklı takımlar, ekstra kapasiteye sahip olduklarını ve daha fazla malzeme çekmeye hazır olduklarını bildiren bir kart (veya Kanban) kullanmaya başladılar. Tüm parça talepleri siparişten çekildiği için Kanban'a bazen “çekme sistemi” de denmektedir.

Aynı fikirler günümüzde yazılım ekipleri ve BT projeleri için de geçerlidir. Bu bağlamda, geliştirme çalışmaları çalışmaya devam ettikleri işler envanter üzerinde gözüküyor ve ekibin işi tamamlandığında yeni bir proje ekibin görsel Kanban panosunda “boş alan” olduğunda eklenebiliyor. Kanban esneklik, şeffaflık ve çıktıyı artırarak üzerinde çalışılan işlerin (work-in-progress WIP) miktarını takımın kapasitesine eşleştirir.

Kanban son derece verimli bir şekilde yazılım geliştirme sürecini yönetmek için kullanılan bir tekniktir. Kanban, Toyota'nın “tam zamanında” (Just-in-time JIT) ürün sistemini destekliyor. Her ne kadar yazılım üretmek yaratıcı bir faaliyet de olsa ve dolayısıyla kitlesel üretim araçlarına göre farklı da olsa, üretim hattını yönetmek için temel mekanizmalar hala uygulanabilir durumdadır.

Kanban ve Agile' ı karşılaştıracak olursak, Kanban'ın Çevik'in bir lezzeti olduğunu hatırlamak önemlidir. Agile yazılım geliştirmeyi uygulamak için kullanılan birçok çerçeveden birisidir Kanban.

Kanban Tahtası (Kanban Board) Hakkında

Kanban tahtası, projeler için Kanban yöntemini uygulamak için kullanılan bir araçtır. Geleneksel olarak, bu araç iş öğelerini temsil etmek için bir beyaz tahta üzerinde mıknatıslar, plastik çipler veya yapışkan notlar (post-it) yapıştırılarak kullanılan fiziksel bir tahta olmuştur. Ancak, son yıllarda, giderek daha fazla proje yönetimi yazılımı araçları ile online Kanban panoları oluşturulmaya başlandı.

Bir Kanban tahtası, ister fiziksel ister çevrimiçi olsun, farklı şeritlerden veya sütunlardan oluşur. En basit tahtaların üç sütunu vardır: Yapılacaklar (TODO), devam edenler (IN-PROGRESS) ve tamamlananlar (DONE). Bir yazılım geliştirme projesinin sütunları, birikmiş, hazır, kodlama, test, onay ve tamamlanmış gibi sütunlardan da oluşabilir.

Kanban kartları (post-it' ler gibi) işi temsil eder ve her kart bu işin durumunu temsil eden şeritte tahtaya yerleştirilir. Bu kartlar bir bakışta durumu bildirir. Farklı ayrıntıları göstermek için farklı renk kartları da kullanabilirsiniz. Örneğin, yeşil kartlar bir özelliği temsil edebilir ve turuncu kartlar bir görevi temsil edebilir.

Kanban'ın Avantajları

Kanban'ın görsel doğası, Agile'ı uygularken eşsiz bir avantaj sunuyor. Kanban tahtası öğrenmesi ve anlaması kolaydır, iş akışını iyileştirir ve döngü süresini en aza indirir.

Kanban'ın belli başlı avantajları şunlardır:

• Esnekliği artırır : Kanban, gelişken ve akışkan bir modeldir. Yeni bir bilgi geldiğinde süreleri ve öncelikler yeniden değerlendirmeye gerek duymaz.

• Atıkları azaltır : Kanban, atıkların azaltılması etrafında döner ve ekiplerin ihtiyaç duyulmayan veya yanlış iş yapmakta oldukları işleri yapmamaları için zaman harcamayacağından emin olur.

• Anlaşılması kolay: Kanban'ın görsel yapısı onu inanılmaz derecede sezgisel ve öğrenmesi kolay hale getirmeye yardımcı oluyor. Ekibin tamamen yeni bir metodoloji öğrenmesi gerekmiyor ve Kanban diğer sistemlerin yerine kolayca uygulanabiliyor.

• Teslimat akışını iyileştirir: Kanban ekipleri, iş akışını müşterilere ve onların ihtiyaçlarına göre optimize eder. Sürekli teslimat (continuous delivery - CD) gibi, Kanban da işin tam zamanında teslim edilmesine odaklanıyor ve müşterilere düzenli bir tempoda iş sunmaya odaklanıyor.

• Döngü süresini en aza indirir : Döngü süresi, işin ekibin iş akışı boyunca hareket etmesi için gereken süredir. Kanban projelerinde, tüm ekip, işin süreç boyunca hızlı ve başarılı bir şekilde ilerlemesini sağlamaya yardımcı olur.

Kanban'ın dezavantajları

Kanban ile ilgili dezavantajların birçoğu Kanban yönetim kurulunun yanlış kullanımı veya eksik kullanımı ile ortaya çıkar. Güncel olmayan veya aşırı karmaşık bir tahta karışıklığa, yanlışlığa veya yanlış iletişime neden olabilir.

İşte Kanban'ın dezavantajları:

• Güncel olmayan kanban tahtası, sorunlara yol açabilir : Ekip, Kanban yönetim tahtasını güncel tutma konusunda kararlı olmalıdır, aksi takdirde yanlış bilgilerden yararlanırlar. Ve bir kez güncel olmayan bir tahtaya dayalı olarak tamamlandığında, işleri geri almak zor olabilir.

• Ekipler kanban tahtasını aşırı derecede karmaşıklaştırabilir: Kanban tahtası açık ve kolay okunmalı, ancak ekip üyeleri kendi tahtalarına uygulayabilecekleri “yeni özellikler” ekleyebilirler. Kanban tahtasına renkler, işaretler gibi bu türden özelliklerin eklenmesi önemli bilgileri ortaya çıkarabilir.

• Zamanlama eksikliği: Kanban hakkında sıkça rastlanan bir şikayet, işlerin ne zaman yapılacağını bilememenizdir. Kanban panosundaki sütunlar sadece faz ile işaretlenir (devam etmekte, tamamlanmış gibi), her bir faz ile ilişkili zaman dilimleri yoktur, bu yüzden fazın ne kadar süre alacağını gerçekten bilemezsiniz.

Kanban Temel Uygulamaları ve İlkeleri

Her Kanban projesi bu temel ilkeleri takip etmelidir:

• İş akışını görselleştirin : İşinizin görsel bir temsili, büyük resmi anlamanızı ve iş akışının nasıl ilerlediğini görmenizi sağlar. Herşeyin görünür olmasını sağlayarak engelleyici blokajlar ve kuyrukda bekleyen işler de dahil olmak üzere tüm çalışmaları görünür yapabilirsiniz, sorunları önceden belirleyebilir ve işbirliğini geliştirebilirsiniz.

• Yapılmakta olan çalışmaları sınırla (Work-in-progress - WIP) : Çalışmaya devam eden işlerin sınırlanması tahtadaki her sütun için veya her iş akışı için minimum ve maksimum iş miktarını belirler. Üzerinde çalışılan işlere bir sınır koyarak, hız ve esnekliği artırabilir ve görevlere öncelik verme ihtiyacını azaltabilirsiniz.

• Akışınızı yönetin ve geliştirin: Kanban tahtası boyunca iş akışı (işin hareketi) izlenmeli ve geliştirilmelidir. İdeal olarak, ekibin hızlı bir şekilde değer yarattığını gösteren hızlı ve akıcı bir akış istersiniz. Ekip, akıştaki sorunları analiz etmeli, ardından değişiklik ihtiyaçlarına karar vermeli ve bu değişiklikleri hemen uygulamalıdır.

• Süreç politikalarını açık hale getirin: İşbirlikçi değişimin Kanban sisteminde gerçekleşmesi için süreçlerin açık olması gerekir. Herkesin işlerin nasıl yürüdüğünü ya da “ne yaptığı” nı gerçekten anlamış olmalıdır. Bu işlemleri daha net hale getirmek için kanban tahtasını değiştirebilirsiniz; Örneğin, işin nasıl akması gerektiğini belirlemek için yeniden tasarlayabilirsiniz.

• Sürekli iyileştirme yapın: Kanban yöntemi, küçük ve sürekli değişiklikleri sürekli teşvik eder. Kanban sistemi devreye girdiğinde, ekip sorunları belirleyip anlayabilecek ve iyileştirmeler önerebilecektir. Ekipler akışı takip ederek, döngü süresini ölçerek ve iş kalitesini arttırarak etkililiklerini ölçer.

Kanban Hakkında Sıkça SOrulan Sorular

Soru: Bir Scrum Master olmadan toplantıları nasıl organize ediyor ve odaklanmayı sürdürüyorsunuz?

Ekipteki bir kişi, toplantıları takvimlere yollamak ve sohbetin yolunda gitmesini sağlamak için inisiyatif almalıdır. Scrum Master olmadan bile bu yapılabilir, normalde çok büyük bir sorun değildir.

Kanban tahtası toplantı sırasında odaklanmaya yardımcı olur. Toplantı sırasında, tahtadan soldan sağa gidebilir ve son toplantıdan bu yana taşınmamış hikayeleri arayabilirsiniz. Başarılar hakkında konuşmak yerine, tahtadaki kartlara bakabilirsiniz. Bir toplantı sırasında sormanız gereken tek soru, bir öğenin bitmesine engel olan engelleyiciler veya zorluklarla ilgilidir.

Kaizen toplantısını da deneyebilirsiniz, burada sadece görevle ilgili çalışan kişileri davet edebilirsiniz. Her kişi sorunları ve zorlukları ve işinin nasıl daha verimli bir şekilde yapılabileceğini tartışır. Daha sonra, bütün grup bu sorunlara çözümler bulmak için konuşur.

Kaizen ayrıca, ekibi kritik konuları açık bir şekilde tartışmaya teşvik eden bir kaizen kolaylaştırıcısı (facilitator) da içerebilir.

Soru: Kanban, yönetimin öngörülebilir teslimat isteğini nasıl tatmin edebilir?

Kanban bir dereceye kadar, verimlilik için öngörülebilirlik içerir. Zaman çizelgesi kısıtlamaları veya planlaması yoktur, ancak bir takım iş akışını optimize ettikten ve belirli görevlerin ne kadar sürdüğünü anlayabildiğinde, bir miktar öngörülebilirlik söz konusu olacaktır.

Yönetimin daha önceden tanımlanmış öngörülebilirliğe (Kanban yaklaşımı değil) ihtiyacı varsa, beklentileri yönetmeye çalışmanız gerekebilir. Geleneksel bir modelde, öngörülebilir bir teslim tarihiniz vardır, ancak gerçekte, henüz tamamlanmamışsa, kimse o tarihe kadar bir ürünü yayınlamayacaktır. Yönetim ekibi, orijinal tarih ayarına bakılmaksızın her zaman ürünün tamamlanmasını bekler. Kanban modelinde, beklenti, ürünün hazır ve eksiksiz olduğu zaman teslim edilmesine odaklanmak için ayarlanmalıdır.

Soru: Kesin bir teslim tarihi varsa Kanban'ı nasıl kullanabiliriz?

Kanban modelinde kesin bir teslim tarihini (deadline) ele alabileceğiniz birkaç farklı yol var. Son teslim tarihlerini Kanban kartlarına yazıp, son teslim tarihlerinin zorlu ve hızlı tarihler yerine kurallar olarak hareket etmesini sağlayın. Kanban'da, zamanlama için kaliteden asla ödün vermemelisiniz.

Siz ve ekibinizin bu son tarihlere nasıl yaklaştığını da değiştirebilirsiniz. Kanban'ın en doğru haliyle, onlara gerek yoktur. Kanban sistemi, tüm görevlerin mümkün olan en kısa sürede tamamlanmasını sağlayacak, böylece bir son tarih gerekli olmayacaktır.

Soru: Kanban, yazılım geliştirmenin yanı sıra başka projeler için de kullanılabilir mi?

Evet, Kanban süreç sonuçlarını iyileştirebilir, üretim sürelerini kısaltabilir ve neredeyse her sektörde iş akışını yönetmeye yardımcı olabilir. Örneğin, oyun geliştirme sektöründe, Kanban video süreci zaman çizelgesini kısaltmaya ve israfı azaltmaya yardımcı oluyor. Gayrimenkulde, çeşitli sözleşmeleri, beklentileri ve listeleri takip ederek daha fazla verimlilik getirir. Ve finansta, Kanban darboğazları hızlı bir şekilde tespit edebilir ve pazara çıkma hızını artırabilir.

Soru: Üzerinde çalışılan işlerin sayısı kaynak kullanılabilirliğine göre mi yönlendiriliyor?

Evet. üzerinde çalışılan işlerin limitlerini ayarlarken, ekibinizde kaç kişinin bulunduğuna ve aynı zamanda üzerinde çalışacak kaç görev olduğuna bakmanız gerekir.

Soru: Üzerinde çalışılan işlerin limitinin doğru olup olmadığını nasıl anlarsınız?

Doğru limitleri ayarlamak için bir formül yoktur. Başlangıçta kullanılan sınırların yanlış olması çok yaygındır, ancak ekibin proje ilerledikçe bunları ayarlaması gerekir. Başlamak için iyi bir yer, mevcut her bir kaynak için 1,5'tir, ancak bu sayıyı sürekli olarak tekrar gözden geçirmeli ve gerekli değişiklikleri yapmalısınız.

---

  Sen Ne Düşünüyorsun ?